IT-Entwickler und Berater Jörg Hilbert
15.12.2018



Anleitung ExcelDoku Pro

ExcelDoku Pro

Inhalt

1 Einleitung
1.1 Status Quo
1.2 Zielsetzung
1.3 Was kann das Tool?
1.4 Was kann das Tool nicht?
2 Installation
2.1 Systemvoraussetzungen
2.2 Einzelplatzinstallation
2.3 Netzwerk
2.4 Lizenzierung
3 Funktionsweise
3.1 Datei erstellen
3.2 Alternativ: Bestehende Datei öffnen
3.3 Füllen der Datei
3.4 Fertigstellen der Datei
3.5 Freigabe der Datei
3.6 Arbeit mit der Datei
3.7 Ändern der Datei
3.8 Softwareübersicht
4 Konfiguration - Was kann voreingestellt werden?
4.1 Nutzung
4.1.1 Module
4.1.2 Benutzer
4.2 Dokumentation
4.2.1 Dokumentationsblatt
4.2.2 Startblatt
4.2.3 Anleitung
4.2.4 Dokumentationsumfang
4.2.5 Speichern
4.2.6 Administrator Passwort
4.3 Layouthilfen
4.3.1 Layoutbuttons
4.3.2 Farbtabelle
4.3.3 Gitternetzlinien
4.3.4 Seitenränder
4.4 Fußzeile
4.5 Dateianalyse
5 Symbolleiste - Was bewirken welche Symbole?
5.1 Optionen
5.2 Passwort ändern
5.3 Dokumentation
5.4 Layouthilfen
5.5 Dateianalyse
5.6 Version
6 Ereignisse - Was passiert wann?
6.1 Neue Datei erstellen
6.2 Öffnen einer Datei
6.3 Speichern einer Datei
6.4 Drucken aus einer Datei
6.5 Einfügen eines Arbeitsblattes
7 Einschränkungen
8. Organisationshinweise
8.1 Dateistruktur
8.2 Standardisierung

 

1 Einleitung

1.1 Status Quo

Die immer stärkere Nutzungen der EDV führt zu einer Vielfalt an Programmen in Unternehmen. Während im Allgemeinen das Programmieren externen Firmen oder der EDV-Abteilung überlassen bleibt, werden Office-Anwendungen an immer mehr Arbeitsplätzen immer intensiver genutzt. Dabei entstehen oft komplexe Dateien, deren Inhalt und Funktion nur dem Ersteller bekannt ist. Das führt zu neuen Risiken im Unternehmen. Was passiert also, wenn
a) Formelfehler zu falschen Ergebnisse und in Folge zu falschen Entscheidungen führen?
b) ein Mitarbeiter ausfällt und niemand die komplexen Dateien bedienen kann?
c) die Datei verändert wurde und niemand alte Ergebnisse rekonstruieren kann?
d) Doppelarbeiten erfolgen, weil A nicht weiß, dass B schon eine Datei entworfen hat oder weil A seine eigene Datei nicht mehr findet?

Deshalb wird von verschiedenen Seiten (Revision, Aufsicht) auch eine Dokumentation von Office-Dateien als „Eigenanwendungen“ gefordert. Relativ belanglos sind dabei Textdokumente oder Präsentationen. In beiden steckt sicherlich viel Arbeit, sie generieren jedoch keine Ergebnisse, sondern stellen diese allenfalls dar. Schwieriger hingegen sind Tabellenkalkulations- und Datenbankdateien. In beiden können umfangreiche Modifizierungen von Daten erfolgen.
Der Anwender hingegen ist von einer Dokumentation seiner Dateien wenig begeistert, da es ihm viel Arbeit zunächst ohne erkennbaren Zusatznutzen bereitet.

 

1.2 Zielsetzung

Mit dem Programm „ExcelDoku Pro“ soll der Teilbereich der Dokumentation für Tabellenkalkulationsblätter in Excel aufbereitet werden.

Dabei sollen:
a) Formelfehler durch Freigabeverfahren und Dateianalysen reduziert werden.
b) die Bedienbarkeit der Dateien durch ein abteilungs- oder unternehmensweit einheitliches Layout aller Dateien verbessert werden.
c) alte Dateistände durch eine Versionsverwaltung gesichert werden.
d) Doppelarbeiten durch Softwarelisten vermieden werden.
e) der Anwender mit der Dokumentation entlastet wird.

 

1.3 Was kann das Tool?

„ExcelDoku Pro“ gliedert sich in drei Bereiche:
-    Erstens der Bereich Dokumentation im engeren Sinne. Dabei werden Statistikdaten und Benutzerinformationen pro Datei aufbereitet und auf Wunsch verdichtet. Zusätzlich erfolgt eine Versionsverwaltung.
-    Der zweite Bereich sind sogenannte Layouthilfen. Dabei wird mit konfigurierbaren Buttons für ein einheitliches Aussehen von Dateien gesorgt. Ebenfalls können einheitliche Fußzeilen (mit z.B. Pfad- und Erstellerinformationen) für Ausdrucke genutzt werden.
-    Drittens der Bereich Dateianalyse. Dabei wird eine neue Datei mit Informationen über die analysierte Datei erstellt. Dabei werden Verknüpfungen, Formelbezüge, Hyperlinks und Zeichenobjekte sichtbar.

 

1.4 Was kann das Tool nicht?

Zunächst einmal ist das Tool auf Excel-Dateien ab Excel Version 2007 beschränkt. Es können somit keine anderen Programmdateien (z.B. 1-2-3, Approach oder Access) dokumentiert werden. Weiterhin ist das Tool aufgrund der weiten Verbreitung und der „offenen“ Programmierung in VBA nicht sicher gegen böswillige Manipulationen. Dieser Mangel gilt allerdings für alle in Excel erstellten Dateien.

 

2 Installation

2.1 Systemvoraussetzungen

„ExcelDoku Pro“ wurde getestet unter Microsoft Excel 2007. Damit die erweiterten Dateiinformationen ausgelesen werden können, ist die Installation der DsoFileSetup_KB224351_x86.exe („Microsoft Developer Support OLE File Property Reader 2.0 Sample“) notwendig. Die Datei kann kostenlos von Microsoft geladen werden.
(http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=9ba6fac6-520b-4a0a-8
78a-53ec8300c4c2&displaylang=en)

 

2.2 Einzelplatzinstallation

Zur Installation muss die Datei „ExcelDoku_Pro_Office_2007.xlam“ in den Ordner „C:\Programme\Microsoft Office\Office12\Library\“ kopiert werden. Anschließend startet man Excel 2007. In Excel klickt man auf den „Office Button“ (oben links) und danach auf „Excel-Optionen“. Nun wählt man den Menüpunkt „Add-Ins“ aus und klickt unten auf den Button „Gehe zu...“ Im neuen Fenster klickt man auf den Button „Durchsuchen...“. Hier wählt man das Excel Add-In aus dem Ordner „C:\Programme\Microsoft Office\Office12\Library\“ aus.
Man öffnet nun die „Excel-Optionen“ erneut und wählt den Menüpunkt „Vertrauensstellungscenter“ aus, hier klickt man auf den Button „Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter...“. Im neuen Fenster wählt man den Menüpunkt „Einstellungen für Makros aus“ und setzt einen Haken bei „Zugriff auf das VBA-Projektmodell vertrauen“. Im gleichen Fenster wählt man nun den Menüpunkt „Vertrauenswürdige Speicherorte“ aus und prüft ob der Ordner C:\Programme\Microsoft Office\Office12\Library\“ in der Liste vorhanden ist. Sollte dies nicht der Fall sein, so muss man diesen Ordner über den Button „Neuen Speicherort hinzufügen...“ hinzufügen. Falls das Add-In im Netzwerk liegt, so muss man den Haken bei „Vertrauenswürdige Speicherorte im Netzwerk zulassen“ setzen.

 

2.3 Netzwerk

Es ist sinnvoll, das Tool zunächst an einem Einzelplatz zu installieren und nach Abteilungs- bzw. Unternehmensstandards zu konfigurieren (siehe 3 Konfiguration). Danach kann die konfigurierte Datei „ExcelDoku_Pro_Office_2007.xlam“ auf jedem Rechner gemäß 2.2 Einzelplatzinstallation installiert werden.

 

2.4 Lizenzierung

Um „ExcelDoku Pro“ nutzen zu können muss die Software lizenziert werden. Dafür klickt man auf dem Reiter „ExcelDoku Pro“ auf den Button „Version“. Es öffnet sich ein neues Fenster, in diesem Fenster klickt man auf den Button „Freischalten“. Nun öffnet sich ein Fenster, wo der Ihnen zugeschickte Lizenznehmer und Lizenzschlüssel eingegeben werden. Wenn die Daten übereinstimmen, kann man danach „ExcelDoku Pro“ uneingeschränkt nutzen.

 

3 Funktionsweise

„Excel-Doku Pro“ ist ein Add-In, das auf sogenannte Ereignisse in Excel (namentlich: Neue Datei erstellen, Datei öffnen, Datei drucken, Datei speichern, Datei schließen und Neues Arbeitsblatt) reagiert. Zusätzlich können Programmaktionen durch Klick auf die Buttons der Menüleiste „ExcelDoku“ ausgelöst werden.
In den folgenden Punkten wird der Standardablauf zur Erstellung einer Dokumentation für eine Excel-Datei erläutert. Die meisten Aktionen können über das Konfigurationsmenü beeinflusst werden.

 

3.1 Datei erstellen

Beim Erstellen einer neuen Datei wird in diese ein Arbeitsblatt mit dem Namen „Doku“ eingefügt. Dem Benutzer werden Fragen zur Datei gestellt:

a) Wer ist der Personenkreis, der die Datei nutzen soll (Ersteller, Abteilung, Betrieb)?
b) Wie häufig wird die Datei genutzt werden (einmalig, jährlich oder seltener, häufiger)?
c) Ist die Datei Grundlage für geschäftspolitische Entscheidungen?

Sofern die Antwort auf Frage a) Betrieb oder auf Frage b) häufiger oder auf Frage c) Grundlage für geschäftspolitische Entscheidungen lautet wird das Feld „Doku erforderlich“ mit „Ja“ gefüllt. Dann werden im Folgenden weitere Fragen zur Aufgabe der Datei und zu Inputdaten (Bsp: BB3-Infosystem Abfrage Nr...) Gestellt. Neben dem Arbeitsblatt „Doku“ wird ein Arbeitsblatt „Start“ eingefügt, welches bei jedem weiteren Öffnen der Datei angezeigt wird. Auf dem Startblatt können z.B. Parameter, weitere Informationen zum Inhalt oder zur Pflege hinterlegt werden. An der rechten Seite sind sechs Buttons, die nach Belieben belegt werden können. Ziel soll ein einheitliches Erscheinungsbild der Excel-Dateien sein. Als letztes wird ein Arbeitsblatt mit dem Namen „Anleitung“ eingefügt, wo die Anleitung für diese Excel- Datei hinterlegt werden soll.

 

3.2 Alternativ: Bestehende Datei öffnen

Sollte sich in einer bestehenden Excel-Datei noch kein Doku- oder Startblatt befinden, so wird dieses beim Öffnen der Datei erstellt (siehe 3.1 Datei erstellen).

 

3.3 Füllen der Datei

Beim Erstellen von Berechnungsblättern, Formularseiten,... können die sechs vordefinierten Buttons der Menüleiste genutzt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass Zellen, die später im laufenden Betrieb geändert werden sollen, nicht gesperrt sind (Eigenschaften - Schutz) (siehe 5.2 Layouthilfen und 4.3.1 Layoutbuttons).

 

3.4 Fertigstellen der Datei

Nachdem alle notwendigen Änderungen getätigt wurden, kann die Datei gesperrt werden (Symbol  Blätter sperren). Dabei wird jedes Arbeitsblatt der Datei gesperrt. Wenn das Feld „Doku erforderlich“ auf „Ja“ steht, dann wird eine Kopie (Dateiname & Version & „erste“) im Unterverzeichnis „Historie“ erstellt. Das Verzeichnis „Historie“ wird vom Programm angelegt.

 

3.5 Freigabe der Datei

Um die Datei Freigeben zu können muss die Datei gesperrt sein. Die Freigabe erfolgt über das normale Benutzerpasswort (Symbol  Freigabe). Der Ersteller darf nicht gleichzeitig auch der Freigebende sein. Die Freigabe wird auf dem Dokumentationsblatt verzeichnet. Das Benutzerpasswort ist voreingestellt mit „Bank“.

 

3.6 Arbeit mit der Datei

Nach dem Fertigstellen und der Freigabe der Datei können damit regelmäßig Auswertungen erstellt werden. Dabei kann der Inhalt aller nicht gesperrten Zellen geändert werden. Gesperrte Zellen sind vom Benutzer nicht änderbar.

 

3.7 Ändern der Datei

Wenn Änderungen an der Datei erforderlich sind (z.B. Formeln), dann kann auf das Symbol Blätter entsperren geklickt werden. Zuerst wird das Benutzerpasswort abgefragt (voreingestellt: „Bank“). Danach - wenn das Feld „Doku erforderlich“ auf „Ja“ steht - wird eine Kopie (Dateiname & Version & „letzte“) im Unterverzeichnis „Historie“ erstellt. Weiterhin wird dem Benutzer die Frage gestellt, was er ändern möchte (Fehlerbereinigung/Erweiterung der bestehenden Version/Komplette Überarbeitung der Datei/Dateiübergabe). Entsprechend der Benutzerauswahl wird die neue Versionsnummer der Datei berechnet.
In jedem Fall werden die Arbeitsblätter der Datei entsperrt. Nach Beendigung der Überarbeitung kann mit 3.4 Fertigstellen der Datei fortgefahren werden.

 

3.8 Softwareübersicht

Mit der Zeit sammeln sich einige Excel-Dateien an. Um eine Übersicht über die Dateien zu erhalten kann auf das Symbol Übersicht erstellen  klicken. Nach Abfrage des Pfades werden alle .xls-Dateien ermittelt und deren Daten ausgelesen. Dabei wird unterschieden zwischen:
a) „Doku fehlt“ = alle Dateien, in denen kein Blatt „Doku“ existiert.
b) „Doku alt“ = alle Dateien, bei denen das Blatt „Doku“ in Zelle „C3“ nicht die korrekte Versionsnummer enthält.
c) „Doku nein“ = alle Dateien mit einem gültigen Doku-Blatt, aber dem Feld „Doku erforderlich“ = “Nein“.
d) „Doku ja“ = alle Dateien mit einem gültigen Doku-Blatt, aber dem Feld „Doku erforderlich“ =“Ja“.
e) „Historien“ = alle Dateien mit alten Versionsständen aus den Unterverzeichnissen „Historie“.
Neben reinen Dateinamen und -pfaden werden auch viele Detaildaten aus dem Doku-Blatt gelesen. So ist es möglich, festzustellen, welche Version eine Datei, wer sie wann fertiggestellt und freigegeben hat.

 

4 Konfiguration - Was kann voreingestellt werden?

Nach der erfolgreichen Installation steht der Button „Optionen“ unter der Menüleiste „ExcelDoku“ zur Verfügung. Beim Erstaufruf lautet das Administratorpasswort „admin“. Der Bereich „Optionen“ ist lediglich für den Administrator gedacht.

 

4.1 Nutzung

4.1.1 Module

Hier kann ausgewählt werden, ob die Programmteile Dokumentation, Layouthilfen und Dateianalyse überhaupt genutzt werden sollen.

 

4.1.2 Benutzer

Unter „Excel-Benutzernamen“ (ggf. unter Extras-Optionen-Allgemein den aktuellen Benutzernamen abfragen) wird eine Liste der kryptischer Benutzernamen durch Semikolon(;) getrennt eingegeben (etwa YF2M3LO;YF2M3OK). Bei „Klartextname“ werden die Namen der Mitarbeiter in Klartext durch Semikolon(;) getrennt eingegeben. Dabei muss die Anzahl der „Excel-Benutzernamen“ mit der Anzahl der „Klartextnamen“ identisch sein.
Das Feld Benutzer wird automatisch beim ersten Öffnen einer Datei gepflegt. Wenn der Administrator seine Konfigurationen abgeschlossen hat, so muss er vor der Installation auf den  Arbeitsplätzen darauf achten, dass das Feld Benutzer leer ist. So zieht das Programm sich automatisch den Benutzer Namen beim ersten Öffnen.

 

4.2 Dokumentation

4.2.1 Dokumentationsblatt

Die Option „Dokumentationsblatt einfügen“ ist vom Benutzer nicht wählbar. Sobald die Nutzung des Moduls „Dokumentation“ aktiviert wurde, wird ein Dokumentationsblatt eingefügt.
Die Option „Dokumentationsblatt verbergen“ gibt an, ob das Doku-Blatt beim Öffnen der Datei jeweils ausgeblendet oder eingeblendet werden soll. Diese Einstellung wirkt sich somit nach ihrer Änderung sofort auf jede zu öffnende Excel-Datei mit Doku-Blatt aus.

 

4.2.2 Startblatt

Das Startblatt ist ein Excel-Arbeitsblatt mit dem Namen „Start“, das bei jedem Öffnen der Datei automatisch aktiviert wird (solange „Excel-Doku Pro“ installiert ist). Aufgabe des Startblattes ist ein einheitliches Aussehen aller Dateien. Auf dem Startblatt können sinnvollerweise Parametereinstellungen, weitergehende Dateiinformationen und Buttons zum Starten von Makros abgelegt werden. Die Option „Startblatt einfügen“ bewirkt, dass in jede Datei - sofern noch nicht vorhanden - ein Blatt mit dem Namen „Start“ eingefügt wird.
Die Option „Startblatt aus aktueller Datei übernehmen“ bewirkt, dass das Arbeitsblatt „Start“ aus der aktuell sichtbaren Excel-Datei in „Excel-Doku Pro“ übernommen wird und auf Wunsch in jede Datei eingefügt wird. Diese Option wird nach dem Schließen des Menüs und der Übernahme des Startblattes wieder zurückgesetzt.

 

4.2.3 Anleitung

Bei der Schaltfläche „einfügen“ kann man auswählen, ob das Blatt für die Anleitung mit eingefügt werden soll.

 

4.2.4 Dokumentationsumfang

Hier kann eingestellt werden, für welche Dateien Dokumentationen erfolgen sollen. Ausgewählt werden können neue, bestehende Dateien oder beiden Dateiarten. Weiterhin kann eingeschränkt werden, dass die Dokumentation nur für Dateien erfolgen soll, bei denen als Autor einer der auf der Nutzungsseite genannten Autoren eingestellt ist (siehe 4.1.2 Benutzer).

 

4.2.5 Speichern

Bei Dateien, in denen „Doku erforderlich“ = „Ja“ steht (siehe 3.1 Datei erstellen), ist es möglich, Versionen vor und nach Änderungen zu speichern. Die Versionssicherungen befinden sich in einem Unterverzeichnis „Historie“ unter dem Verzeichnis, in dem sich die Excel-Datei befindet. Sie tragen in der Dateibezeichnung den Namen der Excel-Datei, die Versionsnummer und den Hinweis „erste“ oder „letzte“.
Wenn die Option „Speichern vor Erstellen einer neuen Version“ aktiv ist, so wird bei Klick  Blätter entsperren auf das Symbol nach der Eingabe des Benutzerpasswortes, jedoch vor jeglicher Änderung an der Datei eine Versionssicherung „letzte“ erstellt.
Wenn die Option „Speichern nach Fertigstellung der neuen Version“ aktiv ist, so wird bei Klick auf das Symbol Blätter sperren  nach Ausführung der notwendigen Arbeiten (z.B. Sperren der Blätter) eine Versionssicherung „erste“ erstellt.

 

4.2.6 Administrator Passwort

Hier ist zwingend ein Passwort einzugeben. Dieses Passwort sollte vom Administrator eingegeben werden. Mit diesem Passwort wird der Menüzugang geregelt. Sobald das Passwort geändert wurde wird, bei Verlassen des Menüs um Bestätigung gebeten.

 

4.3 Layouthilfen

4.3.1 Layoutbuttons

Für die Symbolleiste können bis zu 6 Layoutbuttons konfiguriert werden. Beim Klick auf den jeweiligen Button wird dann der markierte Zellbereich entsprechend formatiert.
Es kann eingestellt werden, ob die Buttons überhaupt in der Symbolleiste angezeigt werden sollen und welche Formatierung sie ausführen sollen (Einstellungen...). Bei den Einstellungen für den Layoutbutton kann zunächst der Titel vergeben werden (= der Text, der angezeigt wird, wenn man die Maus über den Button hält). Weiterhin kann das Symbol festgelegt werden. Hierbei ist der Symbolname des Excel-Symbols einzugeben. Zur Auswahl eines geeigneten Symbols empfiehlt sich ein Tool wie „Office2007IconsGallery.xlsm“. Mit dieser Freeware können alle Excel-Symbole und deren Namen angezeigt werden. Weiterhin kann auf dem Reiter „Übersicht“ festgelegt werden, ob der Layoutbutton Ausrichtung, Schrift, Rahmen, Muster und Schutz für die ausgewählten Zellen überhaupt ändern soll oder nicht. Ist z.B. Schrift nicht gewählt, bleiben unterschiedliche Schriftarten im markierten Bereich später erhalten. Die einstellbaren Eigenschaften der Reiter „Ausrichtung“, „Schrift“, „Muster“ und „Schutz“ entsprechen den in Excel einstellbaren Zelleigenschaften und sollen hier nicht weiter erläutert werden. Im Reiter „Rahmen“ kann die Linienstärke für einen Rahmen um jede Zelle im markierten Bereich eingegeben werden. Es handelt sich jeweils um eine durchgezogene Linie mit der Stärke 1 bis 4.
Im Reiter „Schutz“ kann die Voreinstellung für gesperrte und nicht gesperrte Zellen getroffen werden. Nicht gesperrte Zellen sind auch nach Fertigstellung der Datei veränderbar.

 

4.3.2 Farbtabelle

Manche Unternehmen nutzen einheitliche Farben z.B. für jede Auswertung. Mit dem Haken „Individuelle Farbtabelle in jeder Arbeitsmappe benutzen“ wird eine einheitliche (individuell konfigurierte) Farbtabelle in jeder Excel-Arbeitsmappe genutzt.
Um die Farbtabelle konfigurieren zu können, sollten alle Einstellungen in der Farbtabelle der aktuellen Arbeitsmappe vorgenommen werden. Danach kann mit der Option „Farbtabelle der aktuellen Arbeitsmappe als individuelle Farbtabelle übernehmen“ die Einstellung der aktuellen Datei in „Excel-Doku Pro“ übernommen werden (Option wird selbständig nach der Übernahme und dem Verlassen des Menüs zurückgesetzt).
Nach der Übernahme kann die individuelle Farbtabelle in jede Arbeitsmappe implementiert werden.

 

4.3.3 Gitternetzlinien

Manche Benutzer finden Gitternetzlinien eher verwirrend als hilfreich. Um nicht in jedem Arbeitsblatt die Gitternetzlinien manuelle ausblenden zu müssen, kann man hier die entsprechende Option einstellen. Bei Auswahl der Option werden Gitternetzlinien beim Erstellen einer neuen Datei, beim Öffnen einer bestehenden Datei und bei Anlage eines neuen Arbeitsblattes ausgeblendet.

 

4.3.4 Seitenränder

Excel bietet schon sehr viele Einstellmöglichkeiten für das Seitenlayout. Insofern ist dieser Punkt als Ergänzung und nicht als Hauptaufgabe von „ExcelDoku Pro“ zu verstehen.
„ExcelDoku Pro“ bietet die Möglichkeit, Seitenränder unabhängig von der Position des Randes (links, rechts, unten, oben) einzustellen. Vielmehr wird hier auf den Zweck des Randes geschaut. Ein Heftrand sollte z.B. breiter sein als die restlichen Ränder. Im Hochformat ist der Heftrand links und im Querformat ist der Heftrand oben. Bei ausgewählten Optionen werden die Seitenränder verändert, ansonsten nicht.
Hinweis: „ExcelDoku Pro“ reagiert auf das Excel-Ereignis „BeforePrint“. Dieses Ereignis wird bei Aufruf der Seitenansicht und vor dem Druck aktiviert.
Wenn also in der Seitenansicht von Hoch- zu Querformat gewechselt wird, dann ist die Seitenansicht zu verlassen und erneut aufzurufen, damit die Ränder aktualisiert werden.

 

4.4 Fußzeile

Auf der Seite „Fußzeile“ ist es möglich, Fußzeilen von Dateien ein einheitliches Layout zu geben. Allerdings ist die Fußzeileneinstellung nicht die primäre Aufgabe von ExcelDoku. Deshalb wurde hier nicht auf maximale Konfigurierbarkeit Wert gelegt. So kann man zwar auswählen, welche Informationen angezeigt werden sollen, jedoch ist die Position und das Format fest vorgegeben. Mit der Option „einheitliche Fußzeile in jeder Datei“ kann festgelegt werden, ob überhaupt bestehende Fußzeilen verändert werden sollen oder nicht. Die Optionen „Dateipfad“, „Dateiname“, „Seitenzahl“, „Datum“, „Ersteller“, „Freigeber 1“, „Freigeber 2“, „Version“ und „Dokumentationspflicht“ zeigen die entsprechenden Informationen an oder eben nicht. „Abteilung“ zeigt den rechts daneben eingegebenen Namen der Abteilung an. „Abteilung“ sollte somit immer gefüllt werden. Ist die Option „Benutzer“ angehakt, wird der Benutzername vom Reiter „Nutzung“ aus dem Feld „Benutzer“ ausgegeben. Die Aktualisierung der Fußzeile erfolgt bei jedem Aufruf einer Seitenansicht bzw. vor jedem Druck.

 

4.5 Dateianalyse

Auf dieser Seite kann angegeben werden, welche Dateianalysen erfolgen sollen. Durch Klick auf das Symbol Dateianalyse  kann eine Analyse der aktuellen Datei vorgenommen werden. Die dabei erstellte Auswertungsdatei beinhaltet verschiedene Blätter mit Informationen. Über die Buttons im Konfigurationsmenü kann eingestellt werden, welche Blätter angezeigt werden sollen und welche nicht. Die Reduzierung der Anzahl der Auswertungen kann die Geschwindigkeit der Analyse erhöhen (wie z.B. Weglassen der Speicherplatzanalyse).

 

5 Symbolleiste - Was bewirken welche Symbole?

Ergänzend zu den Erläuterungen der vorhergehenden Kapitel soll dieses Kapitel einer Kurzübersicht dienen, um die von „ExcelDoku Pro“ erzeugte Symbolleiste schnell bedienen zu können.

 

5.1 Optionen

Optionen

Über den „Optionen“- Button wird das Administrator Menü geöffnet (Konfiguration siehe 4.0). Standardpasswort lautet: „admin“.  

 

 

 

5.2 Passwort ändern

Passwort ändern

Der Benutzer ändert über diesen Button sein Benutzerpasswort. Dafür muss er zuerst sein altes Passwort eingeben, danach sein neues und anschließend das neue einmal zur Kontrolle wiederholen. Standardpasswort lautet: „Bank“.

 

 

 

5.3 Dokumentation

Blätter sperren

Bei Klick auf dieses Symbol werden die Arbeitsblätter der Arbeitsmappe gesperrt, wenn die Arbeitsmappe für die laufende Benutzung fertiggestellt wurde (siehe 3.4 Fertigstellen der Datei).

 



Freigabe

Nach Fertigstellung einer Datei kann diese optional durch eine zweite und dritte Person freigegeben werden, bevor ein laufender Einsatz gestattet wird (siehe 3.5 Freigabe der Datei).

 



Blätter entsperren

Sollten Änderungen an einer gesperrten Datei notwendig sein, muss diese hier freigegeben werden (siehe 3.7 Ändern der Datei).

 

 



Übersicht erstellen

Über diesen Button  wird eine Übersicht aller Excel-Dateien mit Detailinfos aus dem Dokumentationsblatt erstellt (siehe 3.8 Softwareübersicht).

 

 

5.4 Layouthilfen

Layoutbutton Überschrift Layoutbutton Text und Formeln

Die Buttons zum Layout (insgesamt sechs Stück) formatieren den markierten Zellbereich nach zur vor eingestellten Kriterien. Das Aussehen der Symbole, die Anzahl (1-6) und das dahinter liegende Format können individuell eingestellt werden (siehe 4.3.1 Layoutbuttons).

 

 

5.5 Dateianalyse

 DateianalyseDie aktuelle Datei wird analysiert. (siehe 4.5 Dateianalyse).

 

 

 

5.6 Version

Version

Der Button Version öffnet ein Fenster, das Auskunft über die Version und den Lizenzinhaber gibt. Wenn die Version nicht Lizenziert ist, erscheint ein der Button „Freischalten“. Über diesen Button kommt man in das Lizenzierungsfenster.
 

 

 

6 Ereignisse - Was passiert wann?

In diesem Kapitel wird ablauforientiert dargestellt, was wann in Excel durch „ExcelDoku Pro“ automatisch passiert. Voraussetzung ist dabei immer, dass die Konfiguration entsprechend vorgenommen wurde.

 

6.1 Neue Datei erstellen

In neue Dateien wird ein Arbeitsblatt mit dem Namen „Doku“ eingefügt. Der Benutzer muss dazu drei Fragen (Bedienerkreis, Nutzungshäufigkeit und Entscheidungsgrundlage) beantworten.
Falls sich daraus die Notwendigkeit einer Dokumentation ergibt, wird weiterhin die Frage nach der Aufgabe der Datei und der Datenherkunft gestellt. Es wird außerdem ein vorkonfiguriertes Arbeitsblatt mit dem Namen „Start“ erstellt. Die Farben der Arbeitsmappe werden an die vorkonfigurierten Farben angepasst.

 

6.2 Öffnen einer Datei

Die ausgeführten Aktionen entsprechen denen beim Erstellen einer neuen Datei, wenn Doku-Blatt und Startseite schon vorhanden sind, wird dieser Schritt übersprungen.

 

6.3 Speichern einer Datei

Vor dem Speichern der Datei werden die Statistikdaten auf dem Doku-Blatt aktualisiert.

 

6.4 Drucken aus einer Datei

Vor dem Drucken der Datei werden Fußzeilen und Seitenränder aktualisiert.

 

6.5 Einfügen eines Arbeitsblattes

Die Gitternetzlinien werden ausgeblendet.

 

7 Einschränkungen

„ExcelDoku Pro“ ist eine Excel-VBA Anwendung, die den Einschränkungen der zugrunde liegenden Software Excel ab Version 2007 unterliegt. Fehler in „ExcelDoku Pro“ werden selbstverständlich korrigiert.
In diesem Abschnitt werden die Einschränkungen genannt, die aufgrund der Excel Software und der dort implementierten VBA-Umgebung nicht behebbar sind:
Das Ereignis „BeforePrint“ wird immer dann aufgerufen, wenn die Seitenansicht oder der Druck gestartet wird. Änderungen innerhalb der Seitenansicht (Hochformat/Querformat) werden erst dann sichtbar (und wirksam), wenn entweder gedruckt wird oder die Seitenansicht nach Verlassen erneut aufgerufen wird.

 

8 Organisationshinweise

8.1 Dateistruktur

Um sicher zu gehen, dass nur eine Version im Umlauf ist und die älteren Versionen wieder gefunden werden können, sollten die Excel-Dateien in einem zentralen Ordner gespeichert werden. Nur in diesem Ordner sollte die Excel-Datei bearbeitet werden. Wenn die Daten der letzten Bearbeitung gespeichert werden sollen, empfiehlt es sich, einen Ordner mit dem Namen "Backup" an zu legen, wo eine Kopie der aktuellen Version hinterlegt wird. Wenn die Version der Excel-Datei angepasst wird, legt das Add-In einen Ordner "Historie" an, wo die alte Version gespeichert wird.

 

8.2 Standardisierung

Es wird empfohlen, dass der Aufbau von Excel-Dateien standardisiert wird. Da Excel in Registerblätter aufgeteilt ist, sollte man verschiedene Arten von Registerblättern einführen.
Wie zum Beispiel:
- Dokumentations- und Kommentar- Registerblätter
- Eingabe- Registerblätter
- Verarbeitungs- Registerblätter und
- Ausgabe- Registerblätter
Um die unterschiedlichen Arten der Registerblätter kenntlich zu machen, sollte man die Registerarten unterschiedlich einfärben. Es sollten nicht nur die Struktur von Excel-Dateien standardisiert werden, sondern auch die Farben. Es sollte für jeden Benutzer durch eine einheitliche Farbgestaltung sofort ersichtlich sein, welche Felder Eingabefelder sind und welche Felder Formelfelder sind.
Die Anleitung für die Excel-Datei sollte in der Excel-Datei selber erstellt werden. So kann ein Registerblatt mit dem Namen "Anleitung" erstellt werden. Damit entfällt die Suche nach der Anleitung.

 
Ihr Excel Entwickler
jrg hilbert klein

Jörg Hilbert
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Tel: 0431-908 805 42


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