IT-Entwickler und Berater Jörg Hilbert
15.12.2018



Anleitung: Excel Easy Rechnungen

Allgemeines. 3

Aufbau. 3

Übersicht. 3

Kunden. 4

Rechnungsvorlage. 4

Mahnungen. 5

Download Anleitung

 

 

 

Allgemeines

Excel Easy Rechnungen ist ein Excel Programm um die Rechnungsstellung und Verwaltung möglichst einfach zu gestalten und dabei äußerst anpassbar zu sein. Um die Anpassung möglichst flexibel zu halten ist die Anwendung nicht mit einem Blattschutz oder Arbeitsmappenschutz versehen. Die Anwendung wurde für Microsoft Excel 2007 oder höher entwickelt.

Voraussetzung

Es sind keine Einschränkungen für frühere (mit „Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate“) oder spätere Excel Versionen bekannt. Zwingend erforderlich ist die Aktivierung der Makros.

Installation

Eine Installation ist nicht notwendig. Die Datei einfach in den gewünschten Ordner kopieren und öffnen.

Lizenzbedingungen

Es gelten die allgemeinen Lizenzbedingungen.

Aufbau

Das Programm besteht aus den Tabellenblättern Deckblatt, Menü Übersicht, Rechnung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung. Die Verwendung der einzelnen Tabellenblätter wird nun in den folgenden Punkten beschrieben.

Deckblatt

Das Deckblatt bietet die Kontaktinformationen des Entwicklers sowie die Versionsnummer des Add-Ins. Weiterhin wird hier der Firmenname des Benutzers angegeben.

Menü

Das Menü bietet einen schnellen Zugriff auf die Funktionalitäten des Programms.

Übersicht

Das Blatt Übersicht stellt die Daten aller vorhandenen Rechnungen dar. Alle Spalten sind bereits zur Filterung eingestellt. Der Rechnungsbetrag wird hier nach Netto- bzw. Bruttobetrag und MWST aufgeschlüsselt. Wurden zu der Rechnung bereits Mahnungen erstellt wird das jeweilige Datum angezeigt. Durch einen Klick auf eine Zeile wird die zugehörige Rechnung oder auch Mahnung direkt geöffnet.

 uebersicht

Spalten in Blatt Übersicht

Außerdem kann hier, falls erfolgt, der Zahlungseingang zu einer Rechnung in der gleichnamigen Spalte dokumentiert werden.

Kunden

Im Blatt Kunden werden die Kunden mit ihren Adressen verwaltet. Diese Datensätze können später einfach ausgewählt werden.

Rechnungsvorlage

Das Blatt Rechnung dient als allgemeine Vorlage für die Rechnungen.

Mit einem Klick auf den Firmennamen in der Adresse können einfach die zuvor im Blatt Kunden eingegebenen Kundendaten über ein Auswahlfeld übernommen werden.

kundenadresse 

2 Auswahl der Kundenadresse

Im Feld „Bei Zahlung bitte angeben“ können die allgemeinen Rechnungsinformationen eingegeben werden. Die Rechnungsnummer dient als Identifikator im Adsd-Ins, dazuz später mehr.

 rechnungdaten

3 Eingabe der Rechnungsdaten

Eine erstelle Rechnung muss gespeichert werden um im Add-In weiter verarbeitet werden zu können. Hierbei wird zu der Rechnung ein neues Blatt mit dem Namen „Rechnung_“ gefolgt von der Rechnungsnummer angelegt. Bereits hier ist es möglich die Rechnung zu drucken oder als PDF-Dokument zu speichern.

rechnungbuttons 

4 Buttons im Blatt Rechnungen

Die Rechnungsposten sind tabellarisch organisiert, um weitere Rechnungsposten einzugeben können also Spalten mit „Rechtsklick->Zeile/Spalten einfügen -> Tabellenzeilen nach unten“ an die Tabelle angehängt werden Die Summe der Netto- und Bruttobeträge sowie die MWST werden automatisch berechnet.

Mahnungen

Das Add-In bietet die Möglichkeit zu einer Rechnung bis zu drei Mahnungen zu erstellen. Da die Funktionalität in allen drei Fällen analog ist, wird nur die 1. Mahnung behandelt.

Über die Rechnungsnummer wird diejenige Rechnung ausgewählt zu der die 1. Mahnung erstellt werden soll.

 rechnungsauswahl

5 Blatt Mahnung Auswahl der Rechnung

Das Zahlungsziel kann im gleichnamigen Feld ausgewählt werden. Das Verzugsdatum wird dann aus Zahlungsziel und Rechnungsdatum automatisch berechnet und im Text der Mahnung verwendet.

 zahlungsziel

6 Einstellung Zahlungsziel

Wie bei einer Rechnung muss die erstellte Mahnung gespeichert werden, wobei analog ein Blatt mit dem Namen „1. Mahnung_“ gefolgt von der Rechnungsnummer angelegt wird. Das Drucken bzw. Speichern als PDF-Dokument ist ebenfalls möglich.

Download

Die Anleitung können Sie hier als PDF herunterladen.

 
Ihr Excel Entwickler
jrg hilbert klein

Jörg Hilbert
Schauenburgerstr. 116
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Tel: 0431-908 805 42


Microsoft Excel 2010

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