Dokumentationshilfe für Excel-Eigenprogrammierung

Die immer stärkere Nutzungen der EDV führt zu einer Vielfalt an Programmen in Unter-nehmen. Während im Allgemeinen das Programmieren externen Firmen oder der EDV-Abteilung überlassen bleibt, werden Office-Anwendungen an immer mehr Arbeitsplätzen immer intensiver genutzt. Dabei entstehen oft komplexe Dateien, deren Inhalt und Funktion nur dem Ersteller bekannt ist.

Das führt zu neuen Risiken im Unternehmen. Was passiert also,

a) wenn Formelfehler zu falschen Ergebnisse und in Folge zu falschen Entscheidungen führen?
b) wenn ein Mitarbeiter ausfällt und niemand die komplexen Dateien bedienen kann?
c) wenn die Datei verändert wurde und niemand alte Ergebnisse rekonstruieren kann?
d) wenn Doppelarbeiten erfolgen, weil A nicht weiß, dass B schon eine Datei entworfen hat oder weil A seine eigene Datei nicht mehr findet?

Deshalb wird von verschiedenen Seiten (Revision, Aufsicht) auch eine Dokumentation von Office-Dateien als „Eigenanwendungen“ gefordert. Relativ belanglos sind dabei Textdokumente oder Präsentationen. In beiden steckt sicherlich viel Arbeit, sie generieren jedoch keine Ergebnisse, sondern stellen diese allenfalls dar.

Schwieriger hingegen sind Tabellenkalkulations- und Datenbankdateien. In beiden können umfangreiche Modifizierungen von Daten erfolgen. Der Anwender hingegen ist von einer Dokumentation seiner Dateien wenig begeistert, da es ihm viel Arbeit zunächst ohne erkennbaren Zusatznutzen bereitet.

Zielsetzung

Mit dem Programm ExcelDoku soll der Teilbereich der Dokumentation für Tabellenkalkulationsblätter in Excel aufbereitet werden.

Dabei sollen

a) Formelfehler durch Freigabeverfahren und Dateianalysen reduziert werden.
b) die Bedienbarkeit der Dateien durch ein abteilungs- oder unternehmensweit einheitliches Layout aller Dateien verbessert werden.
c) alte Dateistände durch eine Versionsverwaltung gesichert werden.
d) Doppelarbeiten durch Softwarelisten vermieden werden.
e) der Anwender mit der Dokumentation entlastet werden.

Was kann das Tool?

ExcelDoku gliedert sich in drei Bereiche:

Erstens der Bereich Dokumentation im engeren Sinne. Dabei werden Statistikdaten und Benutzerinformationen pro Datei aufbereitet und auf Wunsch verdichtet. Zusätzlich erfolgt eine Versionsverwaltung.

Der zweite Bereich sind sogenannte Layouthilfen. Dabei wird mit konfigurierbaren Buttons für ein einheitliches Aussehen von Dateien gesorgt. Ebenfalls können einheitliche Fußzeilen (mit z.B. Pfad- und Erstellerinformationen) für Ausdrucke genutzt werden.
Drittens der Bereich DateiAnalyse. Dabei wird eine neue Datei mit Informationen über die analysierte Datei erstellt. Dabei werden Verknüpfungen, Formelbezüge, Hyperlinks und Zeichenobjekte sichtbar.

Was kann das Tool nicht?

Zunächst einmal ist das Tool auf Excel-Dateien ab Excel Version 2007 beschränkt. Es können somit keine anderen Programmdateien (z.B. 1-2-3, Approach oder Access) dokumentiert werden. Weiterhin ist das Tool aufgrund der weiten Verbreitung und der „offenen“ Programmierung in VBA nicht sicher gegen böswillige Manipulationen. Dieser Mangel gilt allerdings für alle in Excel erstellten Dateien.
Die inhaltliche Dokumentation kann naturgemäß nicht automatisiert werden. Hier muss der Entwickler weiterhin tätig werden.

Excel Version: ab 2007

Excel-Typ: Add-In

Dateityp: xlam

Version: 1.01

Preis: 899,95 € zzgl. MwSt.